So verwenden Sie Microsoft Access: Benutzerhandbuch

Microsoft Access ist ein Programm, das Sie beim Speichern, Organisieren und Analysieren von Informationen unterstützt. Es eignet sich hervorragend für Kleinunternehmen, Teams, Studierende sowie für alle, die mehr als nur eine Tabellenkalkulation benötigen, jedoch die Komplexität eines großen Datenbanksystems vermeiden möchten.

Wenn Sie neu bei Access sind, mag die Benutzeroberfläche zunächst ungewohnt wirken. Sobald Sie jedoch die Grundlagen – wie Tabellen, Abfragen, Formulare und Berichte – beherrschen, wird die Arbeit deutlich einfacher.

Was ist Microsoft Access?

Microsoft Access ist Teil von Microsoft 365 und dient der Erstellung relationaler Datenbanken. Während Excel Informationen in Arbeitsblättern organisiert, speichert Access Daten in strukturierten Tabellen, die miteinander verknüpft werden können. Dies macht das Programm ideal für die Verwaltung von:

• Kundendaten
• Mitarbeiterinformationen
• Lagerbeständen
• Bestellungen
• Verkäufen
• Projekten
• Mitgliederlisten
• Terminen
• Produktkatalogen

Eine gut konzipierte Access-Datenbank hilft Ihnen, Datendopplungen zu vermeiden, und erleichtert das Suchen, Aktualisieren und Auswerten umfangreicher Datenbestände. Dies ist einer der ersten Aspekte, die man beim Erlernen von Microsoft Access verstehen sollte.

1. Microsoft Access öffnen und eine Datenbank erstellen

Stellen Sie vor dem ersten Start von Access sicher, dass Microsoft 365 ordnungsgemäß installiert und lizenziert ist. Informieren Sie sich bei Bedarf zunächst darüber, wie Sie Microsoft Office 365 aktivieren, um auf die in Ihrem Abonnement enthaltenen Anwendungen zugreifen zu können.

• Öffnen Sie Microsoft Access.
• Wählen Sie „Leere Datenbank“ aus.
• Geben Sie einen Namen für Ihre Datenbank ein.
• Wählen Sie den Speicherort aus.
• Klicken Sie auf „Erstellen“.

Access erstellt die Datenbankdatei und öffnet normalerweise direkt eine neue Tabelle für Sie. Datenbankdateien von Microsoft Access haben üblicherweise die Dateiendung .accdb.

2. Die wichtigsten Bestandteile von Access verstehen

Die meisten Access-Datenbanken bestehen aus vier Hauptkomponenten.

Tabellen

Tabellen enthalten die Informationen Ihrer Datenbank. Jede Zeile entspricht einem Datensatz und jede Spalte einem Feld. Eine Kundentabelle könnte beispielsweise folgende Informationen enthalten:

• Kunden-ID
• Vorname
• Nachname
• E-Mail-Adresse
• Telefonnummer
• Stadt

Abfragen

Mit Abfragen können Sie Informationen in Ihren Tabellen durchsuchen, filtern, berechnen und zusammenführen. Sie könnten beispielsweise eine Abfrage erstellen, die nur Kunden aus London oder Bestellungen im Wert von über 500 £ anzeigt. Wenn Sie lernen möchten, wie Sie Microsoft Access verwenden, ist das Verständnis von Abfragen ein wichtiger Bestandteil der Arbeit mit Ihren Daten.

Formulare

Formulare erleichtern die Eingabe oder Anzeige von Informationen in der Datenbank und machen sie übersichtlicher. Anstatt Daten direkt in eine Tabelle einzugeben, können Benutzer ein Formular mit beschrifteten Feldern verwenden.

Berichte

Berichte bereiten Ihre Datenbankinformationen so auf, dass sie sich leicht anzeigen, drucken oder weitergeben lassen. Sie können beispielsweise folgende Berichte erstellen:

• Monatliche Umsatzberichte
• Kundenlisten
• Lagerbestandsberichte
• Mitarbeiterübersichten
• Rechnungen

3. Erstellen Sie Ihre erste Tabelle

Eine Tabelle bildet die Grundlage Ihrer Datenbank. Überlegen Sie beim Erstellen einer Tabelle, welche Informationen Sie speichern möchten. Denken Sie beispielsweise an den Aufbau einer Kundendatenbank.

4. Wählen Sie den richtigen Datentyp

Jedes Feld in Access besitzt einen Datentyp. Dieser legt fest, welche Art von Informationen in das jeweilige Feld eingegeben werden können. Zu den gängigen Datentypen gehören:

• Kurzer Text: Namen, Adressen, Codes und andere kurze Texte
• Langer Text: Notizen und längere Beschreibungen
• Zahl: numerische Werte für Berechnungen
• Datum/Uhrzeit: Datums- und Zeitangaben
• Währung: Finanzielle Werte
• Ja/Nein: Wahrheitswerte (Ja oder Nein)
• AutoWert: Automatisch generierte, eindeutige Nummern
• Hyperlink: Links zu Websites oder E-Mail-Adressen

Die Wahl des richtigen Datentyps trägt zur Genauigkeit Ihrer Datenbank bei. So sollten für den Namen eines Kunden beispielsweise der Datentyp „Kurzer Text“ und für einen Rechnungsbetrag der Datentyp „Währung“ verwendet werden. Ein guter Leitfaden zu Microsoft Access sollte stets erläutern, wie wichtig die Auswahl des richtigen Datentyps ist.

5. Erstellen Sie einen Primärschlüssel

Ein Primärschlüssel identifiziert jeden Datensatz in einer Tabelle eindeutig. Zwei Kunden könnten beispielsweise denselben Namen tragen, sollten jedoch nicht dieselbe Kundennummer (Customer ID) haben. Ein Feld wie „CustomerID“ kann daher als Primärschlüssel dienen. Access verwendet häufig ein „AutoWert“-Feld als Primärschlüssel, da diesem jedem neuen Datensatz automatisch eine eindeutige Nummer zugewiesen wird. Primärschlüssel sind besonders wichtig, wenn Sie beginnen, mehrere Tabellen miteinander zu verknüpfen.

6. Daten in die Tabelle eingeben

Nachdem Sie die Felder erstellt haben, wechseln Sie in die Datenblattansicht. Sie können Informationen ähnlich wie in Excel eingeben. Jede Zeile entspricht einem Datensatz. Achten Sie auf eine einheitliche Dateneingabe. Geben Sie beispielsweise nicht an einer Stelle „New York“ und an einer anderen „NYC“ ein, es sei denn, es soll sich tatsächlich um unterschiedliche Einträge handeln.

7. Mehrere Tabellen erstellen

Ein wesentlicher Vorteil von Microsoft Access besteht darin, dass Sie nicht alle Daten in einer einzigen, riesigen Tabelle speichern müssen. Stellen Sie sich vor, Sie betreiben einen Online-Shop. Sie könnten separate Tabellen für folgende Bereiche anlegen:

• Kunden
• Produkte
• Bestellungen
• Bestelldetails

Diese Struktur erleichtert die Verwaltung Ihrer Datenbank. Anstatt bei jeder Bestellung den Namen und die Adresse des Kunden erneut einzugeben, verwendet die Tabelle „Bestellungen“ lediglich die eindeutige Kunden-ID. Dies ist ein wichtiges Konzept in jedem Microsoft-Access-Handbuch.

8. Beziehungen zwischen Tabellen erstellen

Beziehungen verknüpfen zusammengehörige Tabellen. Ihre Tabelle „Kunden“ könnte beispielsweise ein Feld „Kunden-ID“ enthalten, ebenso wie die Tabelle „Bestellungen“. Durch die Verknüpfung dieser Felder weiß Access, welcher Kunde zu welcher Bestellung gehört.

Um Beziehungen einzurichten, wechseln Sie zur Registerkarte „Datenbanktools“ und wählen Sie „Beziehungen“ aus. Fügen Sie die zu verknüpfenden Tabellen hinzu und ziehen Sie dann das entsprechende Feld von einer Tabelle zur anderen. Eine häufige Beziehung ist die „1\:n-Beziehung“ (Eins-zu-viele), bei der ein Kunde mehrere Bestellungen tätigen kann.

Die Tabelle „Kunden“ enthält einen Datensatz pro Kunde, während die Tabelle „Bestellungen“ mehrere Datensätze mit derselben Kunden-ID enthalten kann.

9. Eine Abfrage erstellen

Abfragen gehören zu den nützlichsten Funktionen von Access. Wenn Sie beispielsweise Hunderte von Kundendatensätzen haben, aber nur die Kunden aus Birmingham sehen möchten, können Sie eine Abfrage erstellen, um die Tabelle zu filtern. So erstellen Sie eine einfache Abfrage:

• Wechseln Sie zur Registerkarte „Erstellen“.
• Wählen Sie „Abfrageentwurf“.
• Fügen Sie die Tabelle hinzu, die Sie durchsuchen möchten.
• Fügen Sie die Felder hinzu, die angezeigt werden sollen.
• Geben Sie Ihre Filterkriterien ein.
• Klicken Sie auf „Ausführen“.

Abfragen sind besonders hilfreich, wenn man sich in Microsoft Access einarbeitet, da sie dabei helfen, genau die benötigten Informationen zu finden.

10. Ein Formular erstellen

Sie können Informationen direkt in Tabellen eingeben, doch Formulare erleichtern die Dateneingabe. So erstellen Sie ein einfaches Formular:

• Wählen Sie die gewünschte Tabelle aus.
• Öffnen Sie die Registerkarte „Erstellen“.

Wählen Sie „Formular“ aus. Access kann automatisch ein Formular aus Ihrer Tabelle erstellen. Sie können dieses anschließend anpassen, indem Sie Folgendes ändern:

• Schriftarten
• Beschriftungen
• Feldpositionen
• Schaltflächen
• Farben
• Layout

Formulare sind besonders nützlich, wenn mehrere Mitarbeiter mit derselben Datenbank arbeiten müssen.

11. Einen Bericht erstellen

Berichte wandeln Ihre Datenbankinformationen in professionell aussehende Dokumente um. Sie können beispielsweise einen Verkaufsbericht erstellen, der Folgendes anzeigt:

• Kundennamen
• Bestelldaten
• Produkte
• Mengen
• Gesamtumsatz

So erstellen Sie einen einfachen Bericht:

• Wählen Sie Ihre Tabelle oder Abfrage aus.
• Öffnen Sie die Registerkarte „Erstellen“.
• Wählen Sie „Bericht“.

Access erstellt automatisch einen Bericht für Sie. Anschließend können Sie die Entwurfsansicht oder die Layoutansicht nutzen, um das Erscheinungsbild anzupassen. Dies ist eine weitere nützliche Funktion für alle, die den Umgang mit MS Access erlernen.

12. Datensätze sortieren und filtern

Access bietet Sortier- und Filterwerkzeuge, mit denen Sie Informationen schnell finden können. Sie können beispielsweise Folgendes sortieren:

• Kunden alphabetisch
• Bestellungen nach Datum
• Produkte vom höchsten zum niedrigsten Preis

Zudem können Sie Filter anwenden, um nur Datensätze anzuzeigen, die bestimmte Kriterien erfüllen. So könnten Sie beispielsweise eine Bestelltabellen nach Filtern, um nur die im aktuellen Monat getätigten Bestellungen anzuzeigen.

13. Gültigkeitsregeln verwenden

Gültigkeitsregeln helfen, fehlerhafte Eingaben zu verhindern. Angenommen, ein Mitarbeiter muss mindestens 18 Jahre alt sein: Sie könnten eine Gültigkeitsregel erstellen, die einen Wert von mindestens 18 verlangt. Gültigkeitsregeln lassen sich auch nutzen, um Folgendes zu steuern:

• Datumsbereiche
• Zahlenbereiche (Grenzwerte)
• Pflichtfelder
• Zulässige Werte

Dies kann die Qualität Ihrer Daten erheblich verbessern.

14. Berechnete Felder und Ausdrücke erstellen

Access kann Berechnungen mithilfe von Ausdrücken durchführen. Eine Bestellungstabelle könnte beispielsweise folgende Felder enthalten:

• Menge
• Einzelpreis

Sie könnten die Gesamtsumme mit einem Ausdruck wie [Menge] \* [Einzelpreis] berechnen. Berechnete Werte lassen sich in Abfragen, Formularen und Berichten verwenden.

15. Access-Vorlagen verwenden

Wenn Sie eine Datenbank nicht von Grund auf neu erstellen möchten, bietet Microsoft Access Vorlagen an. Je nach Version finden Sie Vorlagen für Aufgaben wie:

• Kontakte
• Inventarverwaltung
• Projektmanagement
• Anlagenverwaltung
• Schüler/Studierende
• Aufgaben

Vorlagen sind besonders hilfreich, wenn Sie gerade lernen, wie Access-Datenbanken funktionieren.

16. Datenbank sichern

Eine Datenbank kann wichtige geschäftliche oder persönliche Informationen enthalten; daher ist eine regelmäßige Datensicherung unerlässlich. Bewahren Sie Sicherungskopien an einem sicheren Ort auf. Es ist zudem ratsam, eine Sicherung zu erstellen, bevor Sie größere Änderungen an Tabellen, Beziehungen oder der Datenbankstruktur vornehmen.

Microsoft Access vs. Excel

Sowohl Microsoft Access als auch Excel dienen der Datenverwaltung, sind jedoch für unterschiedliche Aufgaben konzipiert. Excel eignet sich hervorragend für Berechnungen, Diagramme, Finanzmodelle und kleinere Datensätze. Access ist besser für die Verwaltung strukturierter Datensätze geeignet, die sich über mehrere miteinander verknüpfte Tabellen erstrecken. Access ist beispielsweise die bessere Wahl, wenn Sie Kunden, Bestellungen und Produkte miteinander verknüpfen müssen, anstatt dieselben Informationen immer wieder in eine Tabelle einzugeben.

Tipps für den effektiven Einsatz von Microsoft Access

• Achten Sie auf klare und einheitliche Namen für Tabellen und Felder. Legen Sie für jede wichtige Tabelle einen Primärschlüssel fest und vermeiden Sie, dieselben Informationen an mehreren Stellen zu speichern.
• Es ist ratsam, die Datenbankstruktur zu planen, bevor Sie große Datenmengen eingeben. Wenn Sie sich vorab ein paar Minuten Zeit nehmen, um die Verknüpfungen zwischen den Tabellen festzulegen, können Sie sich später viel Ärger ersparen.
• Verwenden Sie Formulare für die tägliche Dateneingabe, Abfragen zur Suche und Analyse sowie Berichte, wenn die Informationen ansprechend und professionell präsentiert werden sollen.

Fazit

Wenn Sie gerade erst anfangen, lernen Sie Access am besten, indem Sie ein kleines Projekt in Angriff nehmen – etwa eine Kundendatenbank oder eine Bestandsverwaltung. Sobald Sie verstehen, wie die einzelnen Komponenten zusammenspielen, können Sie komplexere Datenbanken erstellen und Aufgaben automatisieren.

Wenn Sie eine Microsoft Access kaufen erwerben möchten, achten Sie darauf, sie bei einer seriösen und vertrauenswürdigen Quelle zu kaufen. Dieser praxisorientierte Ansatz ist eine der einfachsten Methoden, um Microsoft Access zu erlernen.

Häufig gestellte Fragen