E-Mails überall abrufen mit Microsoft Outlook

E-Mails—der moderne Postweg der heutigen Gesellschaft. Seit dem Ende der 1980er Jahre sind E-Mails auf der ganzen Welt verbreitet. E-Mails waren unter anderem eine der ersten Möglichkeiten, Arpanets zu nutzen. Die Verbreitung von Mails war keineswegs vorangetrieben. Stattdessen entdeckten die Menschen die Vereinfachung des Postweges über das Internet für sich selbst.

Erfunden wurde die E-Mail übrigens von Ray Tomlinson bereits im Jahr 1971. Tomlinson kam 1971 auf die Idee, CPYNET so zu verändern, dass es vorhandene Daten ergänzen konnte, welche anschließend in SNDMSG eingearbeitet werden konnten. Mit dieser Kombination sendetete Tomlinson seinem Kollegen die erste E-Mail der Menschheit. Inhaltlich umfasste die Mail die Botschaft, dass von nun an Nachrichten über das Netz verschickt werden konnten, indem man einen Benutzernamen mit dem Anhängsel @ und dem Hostnamen des Computers anfügte.

Das Zeitalter der E-Mails war gestartet. Seitdem sind 50 Jahre vergangen. E-Mails sind moderner geworden; sie lassen sich formatieren, Bilder lassen sich anhängen und mit versenden. Es gibt massenhaft Dienste, die den Abruf und den Empfang von E-Mails ermöglichen, wie Gmail oder Webmail, um nur einmal die größten zu nennen.

Doch leider sind E-Mail-Postfächer häufig groß und unübersichtlich. Wichtige E-Mails gehen in der Flut an Spam und Werbung häufig unter. Dies wird ein großes Problem, insbesondere wenn es um wichtige E-Mails bezüglich Terminen, Einstellungen oder vertraulichen Informationen geht.

Microsoft schaffte daher Microsoft Outlook, eine moderne Lösung für den Versand und den Empfang von E-Mails.

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Outlook als Lösung für den idealen Überblick

Outlook ist eine von Microsoft vertriebene Software, die auch zur Microsoft Office Familie gehört. Sie dient primär dem Empfang und Versenden von E-Mails. Jedoch erweitertete Microsoft die Funktionen seiner Software in den letzten Jahren um ein Vielfaches, weshalb nun ebenfalls das Verwalten von Terminen, Kontakten und Notizen sowie Aufgaben möglich ist.

Microsoft Office lässt sich sowohl über Windows-Geräte anwenden als auch über macOS. In der mobilen Version ist es erwerbbar für Android und iOS.

Wie genau funktioniert Outlook? Outlook speichert E-Mails einschließlich Anhängen und Terminen. Das Format, in welchem die Mails verfügbar sind, ist das Microsoft Exchange mail document, kurz .msg. Alle Nachrichten, von E-Mail über Kalender bis hin zu den Kontakten, werden in Personal-Store-Dateien (.pst) angelegt.

Besonders an Outlook ist die übersichtliche Schnellzugriffleiste. Die Leiste bietet die Möglichkeit, schnell zwischen den Hauptfeatures Outlooks hin und her zu wechseln. Zu den Hauptfeatures zählt Microsoft hierbei E-Mail, Kalender, Personen und Aufgaben.

Das Schreiben von E-Mails ist, wie erwähnt, die Primärfunktion von Outlook. Sie können E-Mails sowohl an Personen innerhalb Ihres Adressbuchs schicken, als auch außerhalb. Zusätzlich ist das Anhängen von digitalen Signaturen und Anhängen möglich. Besonders letztere Funktionen hebt Outlook von anderen Clients ab. Mit den digitalen Signaturen können Sie am Fuß Ihrer Mail Text, Bild, Visitenkarte, Logo oder Abbild Ihrer handschriftschriftlichen Unterschrift anhängen. Die Signatur wird dann automatisch an jede Mail angehängt und macht sie unverkennbar.

Eine weitere nützliche Funktion ist der Terminkalender. Der Kalender unterscheidet bei Ihren Anliegen zwischen Terminen und Besprechungen. Bei Terminen sind keine weiteren Personen, Geräte oder Räume involviert. Es ist eine persönliche Aktivität von Ihnen. Besprechungen hingegen involvieren andere Ressourcen. Outlook erinnert Sie stets an Ihre Termine und Besprechungen, damit Sie diese nie wieder vergessen. Dies geschieht durch eine simple, aber effektive Push-Up-Nachricht auf dem Handy oder ein Pop-Up-Fenster auf dem Computer.

Der Reiter „Personen“ steht stellvertretend für Ihr Adressbuch. Ein Kontakt kann je nach Ihren Vorlieben aus Namen und Adresse bestehen, oder auch mit Bild, Geburtstag und weiteren persönlichen Informationen ausgestattet werden. Geburtstage werden übrigens automatisch in Ihren Kalender übertragen. Auch Unternehmen und Institutionen lassen sich in dem Reiter „Personen“ abspeichern.

Die Funktion „Aufgaben“ hilft Ihnen, einen Überblick über ausstehende Arbeit zu behalten. Die Aufgabenliste ermöglicht es Ihnen, Listen zusammenzufassen, Erinnerungen an Deadlines anzuzeigen und den Aufgabenstatus nachzuverfolgen beziehungsweise zu verändern, wenn es sich um ein Gruppenprojekt handelt. Sie können zudem bestimmten Leuten eine Aufgabe zuweisen und selbst Aufgaben annehmen oder ablehnen. Besonders in Home-Office-Zeiten eignet sich diese Funktion optimal für effiziente Arbeit.

Nützliche Funktion entdecken mit Microsoft Outlook

Neben den bekannten Funktionen hat Outlook auch einige Features, die im Allgemeinen eher unbekannt sind

• Vergessen, eine Datei anzuhängen?

Kein Problem! Sollte in Ihrer E-Mail das Wort „Anhang“ oder „angehängt“ auftauchen, wird Outlook Sie vor dem Absenden fragen, ob Sie eine Datei anhängen wollen, sofern dies nicht geschehen ist. Auch das Anhalten des Sendevorgangs ist möglich, um eine Datei nachträglich anzuhängen.

• Angst, wichtige Nachrichten zu verpassen?

Outlook besitzt die sogenannte Elementbenachrichtigung. Sie werden informiert, wenn eine eingehende E-Mail bestimmte Kriterien erfüllt. Diese Mail wird Ihnen dann vorrangig vor allen anderen Nachrichten angezeigt.

• Sie wissen nicht, ob Sie in einer Rundmail adressiert werden?

Outlook besitzt die Erwähnungsfunktion. Wenn ein @-Zeichen in einer E-Mail vorhanden ist, dann geschehen drei Dinge automatisch: die Person wird in die Empfängerliste hinzugefügt, der Name der Person wird im Nachrichtentext hervorgehoben und das @-Symbol wird bei der erwähnten Person in der Nachrichtenleiste angezeigt, sodass Sie sofort weiß, dass sie namentlich erwähnt wurde.

Outlook ist mehr als ein E-Mail-Verwaltungssystem. Outlook von Microsoft ist die innovative und optimale Lösung für das Erstellen, Versenden und Verwalten von E-Mails.

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